Microsoft 365工具升值包试读：幻灯片设计分阶段详解

编注：这篇文章是 Microsoft 365 工具增值包的试读部分,Microsoft 365 是少数派为 Office 办公软件打造的「资源 + 指南」个性化方案,其目的是协助使用者充分利用现有资源,实现资源的最优效能。

我们曾阐释过「设计思维」与「效率思维」，并由此引申出「幻灯片设计」的三个步骤：梳理框架、视觉化呈现、情境化构建。现在我们逐步推进，首先需要系统地整理资料，接着依次完成版面布局、素材转化，最终能够构建出完整的故事画面。

从这一期文章起，我们会按照这个方法，一步一步详细向大家说明，怎样才能把「幻灯片设计」做好。

为什么我们需要先做「结构化」

首先需要回忆，在接触全新的 PowerPoint 时，我们通常怎样着手，怎样逐步构建出每一页演示文稿的。一定是先归纳整理手头的讲稿、相关资料、各类信息，或是从网络搜集来的素材，然后按照预设的思路进行编排，接着再逐一将这些内容添加到幻灯片中。

制作工作汇报或发表演讲时，不论内容侧重数据还是观点，多数情况下，这份 PPT 中的页面，仍以文字说明为主。其主要原因在于，信息传递的媒介，基本上都是通过文字实现的。

最初的演示文稿素材，以文字为主，这就要求我们根据整体思路，妥善安排大量文字的布局，以便凸显关键内容，这一点非常关键，这就是所谓的「结构化」。

有人或许会疑惑，既然已经制作了幻灯片，又为何要采用「体系化」的方式，来处理大段文字的布局呢？又或者，为何不直接选用「视觉化」手段呢？这主要涉及两个层面的考量，分别是「信息本身」以及「实际应用场景」。

在内容层面，应先进行结构化处理，梳理文字信息，探明内容内在的条理脉络，并提炼出核心要点与关键词汇，这是实施图像化前不可或缺的预备环节。若未做好内容梳理，便容易选取到与要点关联不大，乃至与图文内容相悖的图像。此类图像化操作不仅无法促进听众对信息的理解，反而会引入干扰因素。

在应用场景上。一个很实际的情况是，很多时候我们只能制作纯文字的页面。例如我们的需求是「节省时间」，那必然是因为剩余用来制作PPT的时间有限，没有足够的时间去寻找合适的图片。这时候，先整理好每一页幻灯片中的文字，集中展现关键信息，其效果肯定比把时间都耗费在找一两张图要强得多。这也就是前文强调的「高效观念」。

假如对方是上级（甲方），他们作为主讲人，或许希望演示文稿包含大量文字以体现内容详实，又或者打算逐字念稿。面对这种情况，与其争论要不要在幻灯片上堆砌过多文字，不如思考如何让关键信息在长篇幅内容中依然醒目。这才是我们应当关注的核心。

所以，不论从哪个角度分析，首先完成「结构化」工作，必然是正确的选择。这不仅能满足各种情况的要求，还能为将来的「图像化」步骤以及「场景化」环节提供坚实的支撑。这就是我们为何必须从「结构化」开始着手的原因。

既然「结构化」非常关键，那么具体应该如何实施呢？根据上一篇的「设计思维」，我们依然从「信息」层面来深入探讨。

如何从信息角度理解排版

谈到版式布局，需要提及 Robin Williams 在《面向大众的设计指南》中所阐述的四个核心准则：

这四大原则，从PPT教程到平面设计教程，无不奉为圭臬。

确实，Robin Williams 总结的「排版四原则」非常容易理解。然而，我想强调的是，任何原则或方法，如果只了解表面技巧而未掌握其内在逻辑，那么最终只会沉迷于各种听起来很厉害的术语，这对实际操作并没有太多益处。

回想那些快餐型的设计教学，是不是感觉每个作品，似乎都套用了四项法则？那个九宫格布局或者黄金分割比例，是不是无论怎样应用都显得恰当？然而，这些方法往往都是先有结果再寻找依据。

我们如何领会所谓的「排版四原则」？首先需要明确这四条原则各自代表什么意思，然后尝试从信息层面入手，剖析其内在运作方式。

对比（Contrast）

通过采用色调、尺寸、宽度、轮廓、明暗等视觉上的不同，形成突出的反差以抓住视线。

重复（Repetition）

通过反复应用相同的色彩、尺寸、轮廓、文字类型、笔画特征等，能够产生整体的协调感。

对齐（Alignment）

构图中的各个部分要精心安排，务必依照特定参照线进行排列，仿佛存在某种隐秘的脉络，将它们彼此关联起来。

亲密（Proximity）

视觉上，若两个事物挨得近，便容易被视为有关联，归为一组；而若两者相隔远，则容易看成是互不相关的独立单元。

对于「排版四原则」的说明，你应当完全领会。然而，当亲自进行排版设计时，难免感到困惑：这些组件应当怎样「复制」，又该怎样「差异」呢？我明白需要做到「排列」，但具体以何种方法「排列」呢？这两类不同的部分，应该运用「差异」，还是反向实现「靠近」呢？

这类状况的发生，源于我们仅关注了「排版四原则」的表面技巧，却忽视了其内在含义。不过，一旦掌握了「设计思维」，所有内容都会变得清晰明了。

根据对「排版四原则」的说明，可以清楚识别出两个不同方面：一是外观样式，二是分布情形。具体来说，「差异」和「一致」是关于外观样式的调整；而「齐整」和「邻近」则涉及分布情形的调整。无论是对外观样式的调整，还是对分布情形的调整，对于我们的大脑来说，它们都属于信息层面的要素。

冷暖色调对观看者的影响

确实，呈现方式和摆放位置都属于信息范畴，比如某个物件呈现偏冷或偏暖的色调，会引发我们截然不同的感受，以下两张图片可以说明，排版风格完全一致，仅仅变换了色彩，给人的体会就大相径庭，不仅如此，各个部分彼此之间的距离远近、是否排列整齐或是散乱无章，也蕴含着不同的含义。实际上，很多时候我们认为色彩缤纷、毫无秩序的事物令人不快，从信息层面分析，这是由于「大脑负担过重」造成的。

既然可以用资讯来阐明，那为何存在布局四法则也就不足为奇了。回想一下在构思流程中学到的化繁为简、集中注意力的理念，结合了呈现方式和空间安排两个层面，恰好就是布局四法则的构成要素。

先对齐再亲密

先重复再对比

通过这种方式推论，我们也能明白，为何「排版四原则」里包含层级关系，例如：要实现「亲密」，必须先落实「对齐」；要达成「对比」，必须先处理「重复」。这根本原因，就是「简化─聚焦」在各个层面的具体表现。

掌握了这个理念，我们在进行版式规划时，便不会局限于所谓的「排版四原则」的表面方法，而是能够切实以「信息」为重心，依据各项内容的关键程度，合理地选用对应的版式技巧来展现。这便是恰当运用「排版四原则」的途径。

「结构化」的三个步骤

如今，我们已掌握排版要领的核心机理，即是资讯的「精简—集中」。那么，怎样在「条理化」这个环节实施呢？关键包含三个环节：

Step1：梳理内容的逻辑关系

构建体系的初始阶段，并非马上着手对文字进行版式规划，而是要先行梳理整体的信息架构。需要评估这些信息能够归纳为多少核心要点，要点与要点之间的内在联系，究竟属于平行的类别、递进的阶段，还是隶属的层级。只有明确了内容的条理脉络，才能确定在视觉排布时应当采用何种方式。

Step2：处理位置的「简化 - 聚焦」

一旦首个环节结束，就能够按照条理顺序，对这些资讯进行排序，也就是先着手处理方位的「精简—集中」。

在“精简”方面，首先要确保所有文字的“排列”，在布局上留出足够的空白；然后，我们借助“关联”规则，根据距离远近对信息进行分组，实现位置上的“集中”。

实际操作中，怎样实现这个环节呢？以演示文稿为例，其中包含多种工具能够协助进行简化处理。例如，文本框的排列功能、页面构成要素的排列功能、辅助网格线、定位参考线等。

Step3：做好格式的「简化 - 聚焦」

调整好空间布局的呈现方式，视觉内的字词资料，全都规范一致了，接下来要做的，便是凸显核心内容。

在格式调整方面，首先依据重复性要求规范所有文字的表现方式，例如：色彩转为淡灰、字号进行缩小；然后，针对关键内容实施差异性处理，例如：采用醒目的色彩、进行放大和加粗、借助色块进行强调。通过这种方式，能够有效实现突出显示的目的。

这项环节的核心，是要先完成「反复」。所以，在具体执行时，能够借助PPT里规格一致的工具，诸如：格式复制、基础设定、整体文字样式、整体色调等。

讲完了「结构化」三步骤，照惯例我们来看个案例：

直接将百度百科中关于经济学的段落文字复制到演示文稿里，大致会呈现以下情形。

首先，我们分析这段文字的内在联系。先大致说明了「经济学」，然后又分别阐述了它的两个主要部分「微观经济学」和「宏观经济学」。因此，整体布局能够划分为三个部分。

然后，我们着手处理布局上的「化繁为简」。根据前文构建的框架，我们将左侧区域用于呈现「经济学」的内容，右侧区域则进一步拆分为「微观经济学」与「宏观经济学」两个独立板块。按照这种区域划分方式，我们确保所有文本框「保持一致」，同时运用「远近关系」原则，通过调整间距来强化板块之间的界限感。

最后，我们进行格式上的「简化─聚焦」。这些文字格式原本就非常一致，因此只需直接制作「对比」即可。我们运用不同尺寸的字号和不同的字重，来区分标题、小标题以及正文部分，再添上基础的线条装饰，便宣告完成。

小结

这篇文章首先阐述了为何进行「幻灯片设计」必须先进行「结构化」的规划，一方面，只有理顺好内容的内在逻辑顺序，才能为后期的「图像化」环节提供坚实的基础；另一方面，也需要考虑到在某些实际应用场景中，可能需要采用纯文本的页面形式来呈现信息，因此，优先完成「结构化」的准备工作是很有必要的。

随后我们讨论了「排版四原则」，并以「信息」为关键点，剖析这四项原则的内在机理。这样我们就不必拘泥于表面技巧，而是能够从信息层面出发进行设计构思。

最终，我们依据剖析后的布局规则，确立了「体系化」的三个环节。务必先整理妥当资讯要素，再遵循这种条理顺序，借助视觉排布加以展示。

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