PPT文字排版难题多？这些常见问题及解决办法你得知道

时间：2026-02-03作者：admin分类：排版与出版物设计浏览：9评论：0

专门编注，此文属于「零基础快速做出专业 PPT」系列当中排列第 9 的文章，作者是诺灰，源自备受欢迎的青年学习型自媒体「一周进步」。

深究 PPT 阅读障碍的原因

相信大家在制作 PPT 时都遇到过这样的一些情况。

有一种情况是，某一页的标题文字，不知该放置于何方才恰当，老是感觉不管放在哪儿都显得很怪异，要么是跟背景极不协调，要么是看上去不够醒目，进而丧失了标题自身应有的价值。

情况一

情况二，PPT里文字超多，虽说已梳理内容，划分了每块文字的逻辑关系，然而，仍对怎样放到PPT里展示，感到极为头疼。

情况二

情况三：页面里存在诸多内容，这些内容都需要重点去强调，这般以来，就把加粗这种方式用上，又将改变颜色这种操作采用，还把放大字号这一行为实施，接着有倾斜这种手段运用，随后把加下划线的做法进行，再把加装饰元素等举措实现，上面所说的所有手段，统统都使用了一遍。尽管耗费了大量的时间，以及投入了诸多的精力，然而最终所呈现的效果，却是难以让人看得顺眼的。

情况三

除了上述三种情形以外，另外在日常工作期间，我们所碰到的，致使 PPT 给人带来不适感受的那 90% 的状况，均可归结为一句话，即，版面里主体跟层级关系不清楚。

制作的PPT，其版面里主体与层级关系不明确，这致使观者在视觉阅读时产生障碍，此障碍也就是我们所感受到的不舒适。

往大的方向来说，就是：

版面留白不足，重点文字信息强调手法有误，文字层级关系不清晰，主体不明确。

往小的方向来说，就是：

这种版式呈现出一种比较无序很混乱的状态，不仅仅是连那种最基本的对齐都没办法做到，而且标题也不突出，内文没有按照主标题和副标题，标题和内文，内文的文字组之间的不同层级去加以设定划分，并且行间距以及字间距方面也明显不够。

既然当前我们已然清楚了致使这些问题出现的缘由，而后我们接着要怎样去防止这些问题呢？那么。

首先，我们得拥有这样的一种意识，对于绝大多数人而言，PPT 的那种不舒适感，绝对不是源自什么所谓的画面空间感营造不足，主体跟背景的光影结构有误，字体搭配不合理，版面元素过度平缓缺少跳跃率等等，这些是专业设计师才会去考量的问题。

放到后边说，我们所要做的是，把套模板这般坏的习惯给摒弃了，毕竟涉及制作PPT这一事情，在这件事里做减法，相较于做加法而言，难度要大出好多好多，特别是当碰到比较劣质的模板之时。

最后，迫使自己在知晓排版的某些基本理论的情形下，开展快速精准的排版。

给大家简单介绍排版的四大原则、行间距及字间距的知识点，是在进行案例演示之前。一定的理论知识，能在我们进行排版时，提供逻辑与辩证的基础，让一切都有理可寻。

此次的讲解仅仅是单纯的知识普及，要是大家期望更深入地领会这些理论知识，那么推荐去阅读《写给大家看的设计书》第四版。

排版四大原则的浅析1. 对比 Contrast

版面之中，字体大小有别，粗细各异，倾斜程度不一样，颜色也不尽相同，色块填充方式有差异，边框样式有区别，阴影效果又不一样，凭借诸如此类视觉元素特性的不一样，如此一来，该部分元素就演变成了视觉焦点，进而观者会把更多注意力投放至该部分元素之上。

拿标题与内文之间的对比来说，这是一种典型的案例，就像把下面这段已经划分好层级关系的文案，放置到PPT中去进行视觉呈现。

再比如说，下面的这一段文案，需要你依照突出价格以及突出产品这两种不同的方式，各自展开进行展示。

要留意，大伙在瞧案例之际仅需着重关注对应的知识点，别去纠结怎样达成，毕竟每一个案例都是我用心雕琢过的，因而并非那般轻易就能立刻做出来的。这部分案例所具备的目的，是期望大伙能够经由案例体会到四大原则的基础要点，而非使大伙去制作出这样的PPT页面。

在表格类图表里，我们会针对某条重要数据予以强调，这时，我们会挑选填充底色的方式，或者选用改变线框颜色的方式来进行突出强调。

2. 重复 Repetition

要让版面里面的主视觉元素，在整套PPT当中一次次地出现，以此达成那种统一秩序的目的，会使得观者针对整套PPT拥有一个整体层面的认识，换个说法来讲就是，PPT的整体风格得维持一致，这其中涵盖主色内容，还有字体样式，以及图片图标风格及色块样式等。

我们都知道在PPT里重复原则具体的体现，是我们常听说的那种，看上去好似一套PPT。这里有两套PPT为例，从主观视觉来讲，不言而喻是后面那套比前面那套更像是一套得以统一的PPT的作品。

历经认真细致地剖析二者之间的差异，我们能够得出这样的结论，即对于一套呈现出统一风格的PPT作品而言，它必然需要拥有以下五个方面的特性：

有着主色唯一、副色统一的统一配色系统，有着统一的色块与线条风格，有着统一的图标与图片风格，有着标题、内文的字体、字号、字重、行间距、字间距等样式在不同页面保持统一的统一文字样式，有着所有的正文页PPT应该保证有相同的基本布局如导航栏一致、版心大小一致，所有的过渡页的版式也要保证一致性的统一版式结构。

3. 对齐 Alignment

版面里，任何视觉元素所处位置，并非随意放置，而是得依照某种秩序规范来排列，就像网格系统一样。要使元素之间生出视觉联系，进而引导观者条理清晰地接收页面所表达的信息。

找视觉元素是否对齐，对于极为严苛地判定一份包含视觉元素的 PPT 够不够专业至关重要，这步是第一步，至关重要程度极高，极高。

版面里视觉元素的对齐常常跟版面张力紧密相连，你甚至能够轻易地觉得，某页PPT之中未对齐的那些元素，直接致使了这页PPT欠缺视觉张力。最为直接的影响，便是造成观者眼神飘忽不定，没办法把视线汇聚在版面内。

PPT排版技巧_文字层级关系_文字的排版设计

有着6种文字的对齐方式，其中对于横排文字而言，存在着居中对齐、左对齐以及右对齐这几种情况，而对于竖排文字来讲，有着居中对齐、顶对齐以及底对齐这几种情况，并且，还有一点需要留意，即在开展多段文字的左对齐操作时，要选取PPT里「两端对齐」这个命令。

关于这六种对齐方式的使用规范，这本书籍的专栏后续会有解读，届时我会为众人作详细讲解。

4. 亲密性 Proximity

在版面里，针对其中的信息得予以归组，那些在内容方面联系越是紧密的信息，于视觉层面也应当越是凸显亲密之感，要让其成为一个视觉单元，以此降低版面所呈现出的混乱感，而非是多个处于孤立状态的元素。如此一来，便有助于为观者提供清晰的结构。

于PPT制作之时，亲密性常常展现于文字组彼此的行间距内，借由各异的行间距，去分辨文字组跟文字组之间的关联。

比如，我们对下面这段文案只利用亲密性的原则进行排版。

前提之上，采取对比、对齐的准则，添加色块、线条等装饰元素予以美化。或者，以另一种版式来进行展示。

归纳而言，在通常情形下，只要我们依照排版的四条原则来制作PPT，便能够制作出的PPT作品超过80%，从给大家所列举出的几个例子之中，不难发觉，我并未运用多么具有炫技性质的手法，然而却依旧能够产生效果。

这同样也是我内心深处最渴望向大伙表述传达的其中一类观点，视觉传达的实质内涵是对信息的递送传输，只要我们针对信息所开展的处理能够具备条理清晰性、逻辑严谨性以及层级分明性，如此这般便能够算得上是一份质量优良的PPT范例。特别是针对那些处于职场且时间较为紧张的人士而言，这样一来这一点就显得尤为关键重要了。

文字层级关系的理解

我要给大家解释一下层级关系，在解释文字的层级关系之前，就得先做这件事。通俗一点讲，层级关系意味着版面里一个个视觉单元，这些单元之间存在并列关系，存在递进关系，也存在包含关系。

层级关系能被分成两类：分别是文字层级关系以及版式层级关系。前者是我们现今主要讲解的内容，二者存在区别之处在于，文字层级关系是仅仅去讨论文字相互之间的关系，我们能够依照文字信息彼此间的逻辑性把它最多划分成 6 个层级，最少划分成 2 个层级。

版式的层级关系，是从版面组成的宏观方位去设定版面，它涵盖两块，其一是主体层级，其二是文字层级，这个主体能够是文字，也能够是图片，然而不管是何种，这个主体必定是版面里面积最大的视觉要素，从平面构成学的层面来剖析，主体属于平面构成的三种构成形式里的面构成。

为了避免语义重复且不以文言赘述理论知识点到此暂且停住，使其发挥出能够促进大家提升兴趣的功效，这样便足够了。在这一篇文章而言，我意在将一部分拥有总结性质的关键内容讲述给各位知晓。

针对平面设计而言，其中文字的层级要求处于2至6个的范围之内，而PPT呢，它作为一种平面设计手段，是那种需要在短时间这样的限定内去传达信息的，对于它我们要把文字的层级数目控制在1至3个之间。

就文字层级的划分而言，我们是以这样的方式来进行的，即先按照父子级的顺序，接着再依照兄弟级的顺序开展划分。简单而言，具体就是先把标题以及和该标题相对应的内文进行归组，随后再把处于同一个级别的文字组放置到一起。

给文字层级划分好之后，我们还得在视觉方面对文字层级予以划分，主要的思想在于，排版的四项基本原则，也就是CRAP：

通过文字组之间的物理距离呈现文字层级关系；

文字组与文字组之间的距离要明显大于文字组内部的行间距；

存在于文字组之内的行与行之间的间距，还有组和组互相之间的距离，必然得大于文字这种东西的字与字之间的间距。

就 24 号以上的标题文字而言，字间距切勿采用加宽之类的办法。其缘故在于，字库当中的字体默认设置，乃是依据文字在小字号情形下的排版效果予以专程调整的，默认间距相对比较透气，一旦文字被放大，字体之间的距离会趋于松散，为了提升阅读性，得缩小文字之间的距离，进而形成一个区域面积。（这段话摘选自研习设 K 先生的语录）。

行间距要把控在1.2与1.4倍的范围当中，具体的操作步骤如下，于开始选项卡之内，去点击段落组的行距选项这个命令，接着要把行距改成多倍行距，其数值需要在1.2至1.4之间来把控。

针对最后那一条结论而言，它属于一种经验性的结论，大家平常可以多去看一些书帧装籍的封面排版相关设计，去真切感受感受那行间距跟字间距所具备的魅力，特别是台岛设计师王志弘的那些书籍装帧作品，就算是在文字数量很多的情形之下，依旧能够让人领略到版面当中的通透性。

比起呼吸新鲜空气所能带来的愉悦程度，那种借由版面设计营造出的如呼吸般的畅快感以及畅通感更加能够使人感到愉悦，就以我自己的亲身经历来讲在第一次看到由大师所设计的书籍封面的时候我看了差不多满满足足将近一个小时进而就一发不可收了。

极为强烈地建议大家平常多多去翻看一些有关书籍装帧方面的作品，这绝对会针对你的排版能力带来极大程度向上的提升。家人们能够在站酷这个平台之上用以搜索书籍这个词汇，如此便能够搜罗到数量众多的一大波特别优秀的作品。

重申一回仅属于我的看法，我差不多是在一年之前才切入到书籍设计领域，当下排版能力所取得的突破，在极大程度上源于对书籍封面排版所做的解构，这些作品大多源自设计师社区，并非出自我们的日常实际生活当中。

还没开始学习设计时，一直觉得，那些在我们周围出现的海报，还有banner，以及宣传册，包括店铺菜单，好些刚看第一眼时，色彩斑斓，相当漂亮。

然而当下，我发觉自身对于那些够不上设计作品标准的商业设计，全然无法产生兴趣。这是由于我老是能够察觉到它们会犯下一些极其低级的错误。要是正在看这篇推文的你，身为一名广告公司的打印人员，期望你能够从提高大众审美的层面，对自己所打印出来的每一份设计作品认真予以重视。

案例演示

接下来，我会借助案例进行演示，以此来加深大家，对于上面所提及的排版四原则，以及文字层级关系知识点的理解。

这会是一份从Word那儿粘贴过来的文稿，老板此刻要求给做一下排版，条件是要简洁且大方，（别笑，老板确实会这般表述）并且不可以分页，仅能用一页来展现。

第一步，将文字进行逻辑上的层级划分。

随后的第二步，依据文字所具备的逻辑层级，来完成视觉方面的层级划分，在这个时候，你能够适当地添加某些标题类型的文字，与此同时，要严格地遵照排版的四大原则，也就是对比、重复、对齐以及亲密，进而确定版心，再去摆放文字。