Word文档版式设计与排版必备知识点：文字格式及X的平方输入

word文档的版式设计和排版必备知识点总结

第一节文字的格式

在文档里怎样录入X的平方：先键入“X2”，接着选定数字2，点击“格式”选项卡，再点“字体”功能，会弹出字体设置界面，在底部“特殊效果”区域勾选“上标”，点一下“确定”就行（见图1）。

图1

这种标记方式属于文本样式的一种，在Word软件中，大部分字符的特殊表现都是借助文本样式来完成的。接下来要介绍的是文本样式：

1.常用文字格式

文字的形态可以理解为文字的样貌，文字的字体和大小是最常见的文字形态。另外在Word这个软件中可以设定的文字形态还有很多种。我们考察一下：选取此处第一段的字词，点击工具栏中的那个“加粗”按键，所选字词的线条就变粗了；再点一下这个按键，使其弹起，字词又变回正常形态了；点按这个“倾斜”按键，可以让字词呈现斜向排列；点按“下划线”按键，所选字词下方就出现了横线标记。要使下划线呈现为红色波浪形态，首先点击“下划线”按钮旁边的下拉标记，接着在列表中挑选波浪线样式，此时下划线便转为波浪形了；然后再次点击那个下拉标记，这次挑选“下划线色彩”选项，从出现的调色盘中选取红色，回到文档中取消选取，它就变成了你期望的模样。

2.添加边框和底纹

选择需要装饰的文字，点击工具栏中的“给文字加上框线”选项，被选中的文字区域会立刻显现出框线效果，随后再点一下那个“给文字填充背景色”的选项，文字表面便会附加上背景图案。给文字加上框线并填充背景色，不仅能让这些文字更加醒目，同时也能提升整个文档的视觉质量。此外，让文字呈现出不同的色彩，同样具有强调重点的效果。选定文字，点击“格式”面板里“字体颜色”的向下小三角，在出现的选项卡中挑选“粉红”，文字色彩即刻更新，取消选取，Word程序还能调整文字的横向宽度：选中文字，按下“字符缩放”的向下小三角，挑选150%的比例，文字立刻变粗了（见图2）。

图2

3.设置动态效果

选定文字，进入“格式”选项，点击“字体”功能，会弹出“字体”设置界面，切换到“文字效果”页面，在“动态效果”栏中找到“赤水情深”，点击“确定”即可完成设置。之前的那个设置窗口似乎包含其他功能，那些也都是文字的排版方式，但日常生活中很少会用到。若你有所好奇，请查阅对话框的预览区域所展示的内容，具体参考图3。

图3

4.西文字体的中文格式

选择需要调整的文字，进入“格式”选项，点击“字体”功能，会弹出“字体”设置界面，在此处可以对文字样式进行定制。值得注意的是，这个界面的字体配置是针对中文字体和西文字体分别进行的，不同于工具栏将中西方文字合在一起调整的方式。点击“中文字体”的选项框，挑选“黑体”，接着点击“西文字体”的选项框，挑选“采用中文字体”，如此一来，西文字体就能够应用黑体了。在“字形”选项卡里选定“加粗”，预览区域内的文字立刻显现出加粗效果，这个效果跟点击工具栏上的“加粗”图标完全一样；在“字号”选项卡里挑选“二号”，预览区域内的文字立刻变得更大；点击“文字颜色”选项卡右边的下拉按钮，再点“其它颜色”，随后在弹出的颜色选择窗口里找到心仪的色调，点“确定”，选定的文字就会染上这个颜色；点“下划线”选项卡右边的下拉标志，选定那种又宽又粗的双线样式，此时“下划线颜色”就变成了可选的设置项。点击那个向下的三角符号，在界面里找到“粉红”，再点中“确认”按键，这样文字的样式就调整完成了。

第二节段落的格式

1.段落间距

将插入点移至目标段落处，点击“格式”选项卡，选取“段落”功能，弹出段落设置界面，在距离调整区域，点击“段后”数值框的增减按钮，将数值调整为“6磅”，然后点击确认按钮，即可使该段落与下一段落产生间隔，注意段落间的分隔并非依靠回车实现。

2.对齐方式

Word软件中段落排列方法通常有四种，分别是两端靠边、居中显示、右侧排列和均匀分布。当前光标所在段落默认采用两端靠边排列方式；若点击居中按钮，段落就会呈现居中状态；若选择右侧排列按钮，段落文字将靠右显示；再按下均匀分布按钮，文字就会按照该方式重新分布。

Word的左对齐，因为用得比较少，所以在W

在орд软件中，工具栏上没有设置左对齐的选项。一般情况下，人们习惯采用两端对齐的方式来替代左对齐。事实上，采用左对齐方式排版时，段落的最右边会出现参差不齐的现象，常常留下一些不规则的空白。相比之下，使用两端对齐方式则不会产生这样的问题。

3.段落行距

段落之间的间隔就是指文本上下空出的空间，选中所有文字内容，进入“编辑”选项卡，点击“文本格式”功能，在弹出的窗口中找到“段落设置”按钮，展开“间距”选项，挑选“1.5倍距离”这个模式，最后按一下“应用”按键，这样整个文件的行与行之间的空隙都会调整成新的比例了。

4.段落的缩进

段落排版包含首行缩进、左端缩进、右端缩进以及悬挂缩进四种类型，标尺上设有对应这些缩进方式的指示符号。这些标记各自指示段落不同部分的起始点：首行缩进表示一段文字起始行的起始点空两格，首行缩进标记负责控制段落起始行的起始点位置；标尺上的左缩进和悬挂缩进两个标记虽然不能分离，但移动不同的标记会产生不同作用；移动左缩进标记时，首行缩进标记会同步移动，说明悬挂缩进标记仅影响段落除首行外的其它行左侧的起始位置，而左缩进标记则作用于整个段落。移动段落左侧边界时，直接调整左对齐符号即可，同时确保段落的首行或悬挂缩进尺寸不受影响。段落右侧边界位置由右对齐符号控制，拖动它会改变段落右端的位置。若需精确调整，可在按住Alt键的同时拖动符号，实现更平滑的移动效果。

5.自动套用格式

我们还能借助Word自带的自动应用样式功能设定若干标准文档的版式，比如打开“格式”选项卡，点击“自动应用样式”指令，会弹出“自动应用样式”窗口，挑选应用文档类别为“标准文档”，再点“确定”，Word便会自动套用预设的标准文档模板来美化这份文件，另外也能够选用“书信”与“电子信件”两种版式来调整。

6.使用对话框

段落排版方式能够借助对话框进行设定：首先进入“格式”选项卡，接着点击“段落”功能，会弹出一个段落设置面板，在“缩进”部分找到“特殊格式”选项，从提供的列表中挑选“首行缩进”，然后在旁边的数值框里填入需要缩进的大小，调整好首尾缩进的尺寸，(允许设置负数值)，最后按下“确定”键，段落的排版就完成了(如图4)。

图4

第三节边框和底纹

1.段落的边框和底纹

将光标移至目标段落处，点击“格式”选项，接着打开“边框和底纹”窗口，在“样式”区域勾选“方框”，随后在“线条类型”中选择“点划线，再点击“颜色”选项旁的三角符号，从展开的色板中挑选“蓝色，随后在“应用于”下拉框里选择“段落，最后按下“确定”按钮，这样该段落就设置了边框（见图5）。

图5

接着设置一个背景色：进入之前弹出的窗口，点击“背景”这一页，把色块调整为“灰度值30%”，并且把“涉及区域”设定为“整段文字”，然后点“确认”，这段文字的背景色就调整完成了（见图6）。

图6

借助工具栏功能，可以为段落添加边框和背景色，先点击“常用”栏中的“表格和边框”选项，此时会显示相关工具栏，接着点击“绘制表格”取消该功能，然后选中需要装饰的段落，通过“边框”按钮的菜单选择“外部边框”，所选段落即刻出现边框效果，再利用“底纹”按钮的列表挑选“灰色30%”，即可为文字渲染出底纹样式。

在此处亦可自行设定边框样式：需先从“线型”选项菜单中挑选双线样式，接着指定颜色为“蓝色”，然后点击“边框”按钮旁的展开符号，并选取“左侧边框”，如此便能为该段落添加一个蓝色双线的左侧边框

2.页面的边框和底纹

打开之前的对话框，点击“页面边框”这个标签页，接着点击“艺术型”的列表框，挑选第一个“苹果”选项，留意“应用范围”处显示的是“整篇文档”，最后点击“确定”按钮，这样就为这份文档添加了艺术风格的页面边框。

第四节项目符号和编号

1.自动编号

输入数字1，随后输入顿号，再输入项目名称，按下回车键，下一行会自动生成“2、”。若认定输入内容为编号，系统将启动编号功能，设定编号操作十分便捷。若不再需要编号，只需按下Backspace键，编号即可被删除。

2.项目符号

Word的自动排序功能非常实用，能够便捷地设定各种样式的序号以及层级序号。通常在列举事项时，人们会选用圆点符号。要给段落添加圆点符号，需要先选定这些段落，接着点击“格式”选项卡里的“圆点符号”按钮，这样就能为它们配上圆点符号。移除自动排序的方法与移除项目符号类似，只需将光标放在圆点符号后面，然后按下退格键即可。还有另一种方法，将光标移至需要删除编号的那段文字里，点击“格式”功能区的“编号”选项，同样能清除该编号。

调整列表标记的外形：进入“格式”选项，点击“项目符号和编号”指令，会弹出一个对话框，当前是“项目符号”这一页，从中挑选一个心仪的标记，接着按“确定”键，就能为选定的段落配置一个个性化的列表符号了（参见图7）。

图7

新建一个：先找到“项目符号和编号”的界面，挑选一种项目符号的格式，接着按一下“自定义”的键，会弹出一个“自定义项目符号列表”的窗口，再点一下“项目符号”的选项，将会出现“符号”的界面，在“字体”的选项卡里找到一种满意的字体，随后在符号区域选一个中意的标记，点“确定”后回到“自定义项目符号列表”的界面，最后再点一次“确定”，这样就能把选好的符号设置为项目符号了（如图8）。

图8

3.编号设置

进入“格式”选项，点击“项目符号编号”指令，会弹出“项目符号编号”界面，当前页面显示的是“编号”部分，里面提供了多种编号样式可供挑选（见图9）。

图9

需要设置中文编号格式，首先选定一种编号，然后点击“自定义”按钮，接着会弹出“自定义编号列表”对话框；在“编号样式”下拉菜单中找到中文的“一，二，三 …”样式，此时“编号格式”输入框会显示所选样式；在样式后面添加一个逗号，并去掉括号；最后通过右侧预览框确认设置结果。点击“文字”选项，会弹出一个“文字”设置界面，把“汉字字体”调整为“楷书”，再点“确认”按键，接着进入“个性化编号清单”界面，就能发现编号的字体已经更改为楷书了（见图10）。

图10

第五节制表位

1.对齐功能

需要让文本分隔后保持对齐，通常用空格难以实现，这时应当借助制表位来调整。首先进行设置：进入“工具”菜单，点击“选项”指令，会弹出“选项”窗口，在“视图”标签页的“格式”区域里，把“制表符”旁边的复选框勾选上，然后点“确定”按钮(如图14)。

图14

文档里有个灰色箭头连接选项A和B，那是制表符，用来把光标移到下方，输入一个A，再按Tab键，接着输入一个B，在标尺正中间点一下，文字位置就变动了，这就是制表位在起作用。之前在标尺正中间点了下，设置了制表位，这个B就是按照那个制表位对齐的。在需要列表却不想用表格的情况下，可以借助制表位实现整齐排列，先在标尺上点一下，设好左对齐的制表位，接着点标尺左上角的制表符，把刚才设的变成居中对齐的，再在标尺其他地方点一下，设另一个居中对齐的制表位，随后输入文字，每个制表符后面的文字都会按照制表位位置排列，左对齐制表位下的文字向左靠，居中对齐制表位下的文字则正中间。

2.前导字符功能

本目录中的编号通过制表符进行位置确定，并且搭配了起始标记。我们开始操作：首先创建一份新文件，接着进入“格式”选项，点击“制表位”功能，会弹出设置界面，在数值栏填入“8”，把对齐模式设为右端对齐，起始标记选为实心圆点，最后点击确认按钮，即可返回文档编辑界面（参见图15）。按下Tab键，输入“第一章”，接着输入1，此时1的前面会出现小圆点，并且这个小圆点会和前面的“第一章”连接在一起。

图15

总结：这一课掌握了文本的排版方式、段落设置、边框和底面装饰、列表符号、序列标记和分级列表，并且了解了一个定位标记。

第六节使用格式

格式刷专门用来传递格式设置，实际作用是复制格式样式。Word软件里，文本格式和文字内容一样能够复制：首先选中需要复制的文字，然后点击“格式刷”功能按钮，鼠标指针会变成一个小刷子图标，用它去涂抹目标文字，这些文字的格式就会和已选中的文字保持一致。

图1

能够完整复制段落及所有排版细节。将光标放置在目标段落内，点击“格式刷”功能，鼠标指针会转变为细小的刷形图标，接着选取需要应用相同格式的段落，该段落的样式便会与先前段落完全一致。

当存在多个段落需要统一格式时，应先选定一个段落并设定好其样式，接着点击“格式刷”工具，随后便能够连续将此格式应用于其他段落；若要退出格式复制模式，只需再次点击“格式刷”按钮。

此外，亦能应用组合键，例如，Ctrl+Shift+C，以及，Ctrl+Shift+V。

将指针移至第一部分，按下Ctrl+Shift+C键，将样式传给复制板，然后将指针移至第二部分，按下Ctrl+Shift+V键，前一部分的样式就传到了这里，接着将指针移至第三部分，再按Ctrl+Shift+V键，样式也传到了这一部分。

第七节样式

若需将文档内所有细微字体的类型更改为“幼圆”，若借助格式复制手段，将耗费大量时间，而采用样式设定则极为便捷，文档内这些字体均应用了“正文”的样式，将光标置于该段落内，开启“格式”选项卡中的“样式”面板(如图2)：

图2

在“样式”选项里找到“正文”，点击“更改”选项，就会打开“更改样式”的界面，具体如图3所示。

图3

点击“排版”选项，在出现的列表里挑选“字型”，进入“字型”设置界面：

图4

设置中文字体为幼圆，西文字体为采用中文字体选项，点击确认按钮，返回更改样式界面，再次点击确认按钮，回到样式界面，点击关闭按钮，文档便符合我们的设定。

样式可以理解为多种格式的集合，格式刷在复制格式时会将整个样式一并复制过来。

我们需要创建一个标题格式，先选定文档中的某个段落，调整其外观为所需样式：文字采用黑体、加粗、居中对齐、字号为一号，接着将光标放置在该段落内，点击“格式”选项卡，再选择“样式”功能，会弹出样式设置界面，点击“新建”按钮，出现样式创建窗口，在“名称”处填写“黑体标题”，保证“样式类型”选择为“段落”，然后在“后续段落样式”的选项里，找到并选中刚才定义的“黑体标题”，最后点击“确定”按钮，这个新样式就设置完成了。单击“关闭”按钮返回编辑状态(如图5)。

图5

先前已经调整了各项格式后才创建了新样式，因此无需在对话框里配置样式所包含的所有格式，但若要修改样式就必须在对话框里操作了。现在来测试一下新建立的样式：将光标移动到某个段落处，点击“样式”列表框的向下按钮，那里就能看到之前设定的“黑体标题”样式，选中它，之前设定的样式就应用上去了。

第八节样式和格式的查找、替换

与搜寻和更替文本相仿。进入“编辑”选项卡，点选“搜寻”指令，出现“搜寻”界面，点击“深入”按键，再点“样式”按键，在随后出现的列表中选取“字体”选项(见图6)。

图6

进入字体设置界面，挑选文字样式和色彩，点击确认选项，再按下寻找后续按钮，便能从文稿中识别出采用该样式的文本内容，参照图7所示步骤进行操作

图7

若要清除所有这些文字，请点击“替换”标签页，在“替换为”文本框中保持空白，然后点击“全部替换”键，Word会告知替换了多少处，接着点“确定”键，返回“查找和替换”界面，点“关闭”键，Word便已清除了所有这种样式的字符（见图8）。

图8

设置样式能够这样操作：首先点击“查找”界面，接着按下“格式”选项，再从列表挑选“样式”指令，随后会弹出“查找样式”窗口，在里面的“样式”栏中找到“标题1”，确认选择后，点击“查找下一处”按钮，最后按“取消”按钮，Word便会将光标自动移到文档中应用了下一个“标题1”样式的位置。

现在能够借助搜寻格式和样式来定位内容了。可以直接将一种格式转换为另一种格式，而且无需调整格式设定，非常便捷。

第九节分栏

进入“格式”选项卡，点击“分栏”功能，弹出“分栏”设置窗口，挑选“双栏”模式，再点“确认”键，文档随即变为双栏显示布局，参照图9所示。

图9

若要使文字呈现四列排列，首先需要选中全部段落内容，接着进入“格式”选项卡，点击“分栏”功能，会弹出设置界面，在“栏数”处填写数字“4”，并将“应用范围”调整为“所选文字”，最后点击确认按钮，文档即可完成设置。

设置分栏宽度时，需先打开“分栏”选项界面，界面中设有“栏宽”与“间距”两项数据框，若要增加栏宽数值，可点击“栏宽”框上方的加号按钮，此时“间距”框内的数值会随之调整，完成设置后，按下确认按钮即可生效。

设置分栏选项时，先点击“分栏”功能，接着在界面中找到“插入分隔线”的选项并勾选，最后点击确认按钮，这样就能在各个分栏之间自动生成分割线，参考图10所示效果。

图10

调整列宽差异：进入“分栏”选项界面，挑选“偏左”模式，再点一下“确认”键，便完成了偏左的列布局；若需设定多列且每列宽度不同，先打开“分栏”选项界面，在“列数”文本框里填入“3”，确保“列宽均等”的方框未被勾选，然后逐一设定各列的宽度，点中“确认”键，一个三列宽度各异的结构便配置妥当。

操作分栏符号时，首先将光标放置在段落尾部，接着进入“插入”功能项，点击“分隔符”选项，在随后出现的对话框中挑选“分栏符”，确认选择后即可完成设置。

第十节特殊排版方式

1.竖排文字

打开文档，点击“常用”工具栏里的“更改文字方向”按钮，文档里的文字就转为垂直排列了。再点一下这个按钮，文字排列方式又恢复正常了。

图11

在文档中任意位置右击，点击弹出的菜单里的“文字方向”选项，能够弹出“文字方向”对话框，里面包含多种格式可供挑选。或者，通过点击“格式”选项卡，再选择“文字方向”，同样会得到一个与右键菜单中选项相同的对话框。

先选中需要调整的部分文字，接着在标尺的灰色区域进行双击操作，会弹出页面设置的对话框，切换到文档网格选项卡，在文字排列区域选择竖排方式，然后在应用于选项中选择所选文字，点击确定按钮，所选文字就会呈现竖向排列的样式，同时与其他文字也会进行分页处理，具体效果可以参考图12。

图12

2.拼音指南

先选中“新”字，再进入“格式”菜单，点击“中文版式”，接着选择“拼音指南”，随后会弹出“拼音指南”的对话框，Word便会自动为这个字加上拼音，拼音后面的数字代表声调；最后点击“确定”按钮，文档里的“新”字就附带了拼音（如图13）。

图13

如果不再需要拼音标注，也可以去掉，选中“新”字，进入“拼音指南”界面，点击“全部清除”选项，再按“确认”，文档里“新”字的注音就会不见。

在中文文档里，找到需要标注拼音的字词，点击“其他格式”面板中的“拼音指南”选项，会弹出一个拼音设置窗口，按下“组合”键后，原文和对应的拼音会合并到同一个文本框，若要分开显示，可点选“单字”按钮，这样每个汉字及其注音就会各自独立排列(见图14)

图14

点击“固定拼音”选项能够将选定文字的注音设定为软件的标准模式，这种固定的注音样式并非人们惯用的表达方式，可以利用键盘输入工具将其更改为常规的书写样式。

3.带圈字符

进入“格式”选项，点击“中文版式”，选择“带圈字符”，或者点击“特殊格式”面板上的“带圈字符”，会弹出“带圈字符”窗口，在“字符”栏中填入“注”，再点“确定”，文档里就出现一个带圈的“注”字（见图15）；要是想移除这个圈，先把“注”字选中，再打开“带圈字符”窗口，在“样式”里选“无”，点“确定”，圈就消失了。

图15图16

4.纵横混排

选中文档需要调整排列的文字,进入“格式”功能项,点击“中文版式”分类,再选择“纵横混排”功能,会弹出相应设置界面,点击界面上的确认键,文档里的数字就会变为横排状态;不过因为选取的字符数量比较大,在文档里无法明显观察到调整后的样子,需要重新打开“纵横混排”设置窗口,取消勾选“适应行宽”选项,再次点击确认键,这样设置后的效果就能清楚地显示出来了(如图16)。

若需还原初始形态，请将光标置于交织的文字处，调出“纵横交织”选项框，点击“移除”选项，再点“确认”，文档文字便会恢复原貌。

5.合并字符

合并字符功能可以把几个字符集中到一个字符的位置上。进入“格式”选项卡，选择“中文版式”，点击“合并字符”，会弹出“合并字符”窗口，在“文字”栏填写“天天向上”，再点“确定”，文档里就能显现出调整后的样子了（见图17）；假如要取消合并，先把光标移到相关位置，重新打开“合并字符”窗口，按下“删除”，文档里的合并效果就会不见了。

图17

6.和双行合一

选定需要组合的文本，进入“格式”选项，点击“中文版式”分类，再选择“双行并排”功能，所选内容会自动填入文本框，预览区域能显示合并后的样式，点击确认后，文档里这些文字就会以两行并排的方式呈现为单行高度；若要取消这个效果，只需将光标移到已合并处，重新打开“双行并排”设置，按下清除按钮即可(如图18)。

“双行合并”，它和“字符合并”的功能有相似之处，不过不一样的是，字符合并有六个字符的约束，而这个选项则没有，使用字符合并时能够调整合并字符的字体尺寸，而双行合并则不可以。如果希望“双行合并”后的文字包含括号，可以勾选“带括号”选项前的方框。

图18 图19

7.断字

通常为了视觉效果，会将段落排版调整为两端对齐，并且不允许自动断行，因此当某个词语在一行尾部长度超出容纳范围时，Word会将其移至下一行，导致文档部分行出现单词间隔过宽的现象，行宽越窄，该问题越为明显。这个难题能够借助断字功能处理：首先进入“工具”选项，接着在“语言”分类中点击“断字”指令，将会出现“断字”界面，需要勾选“自动断字”的标记，然后点按“确定”按键，操作到此完成（参见图19）。

启动“断字”功能，点击“手动”选项，会弹出“人工断字”界面，Word会在适合断字的地方自动添加连接符，光标闪烁处为Word预设的断字点，选择“是”表示同意Word的断字方案，选择“否”则拒绝Word的断字处理，对于可断字的单词，将光标放在任意连接符处点击“是”可在此处断字；点击“取消”会维持已设置的断字，后续的断字将不再处理。

断字取消操作：若某个段落部分不希望被自动断开，可在格式设定里取消该选项：先将光标放在目标段落，调出段落设置界面，切换到换行分页那一页，勾选上不进行断字的前方框，点确定即可完成。

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