使用样式排版：实现高效文档排版的关键与进阶必备技能

时间：2025-08-02作者：admin分类：排版与出版物设计浏览：5评论：0

高效排版依赖于样式运用，此亦为长文档中实现多级标题编号、引用交叉以及自动目录生成的根本。故此，掌握样式排版技巧，成为向WPS文字高级操作阶段过渡的不可或缺的能力。

使用样式调整文档格式

简言之，样式汇聚了多种格式。在一种样式里，可涵盖字体、段落、边框、编号等多种格式设定。若对各类样式各自设定独特的格式，便能够形成多个格式组合。用户能够将文档中不同层级的段落分别应用不同的样式，从而实现文档的高效排版。

如图4-1所示，该项目的施工方案文档共有42页内容。文档中的①部分是一级章节标题，其格式采用了方正小标宋简体二号字体，并进行了加粗处理。标题内容居中排列，行距设置为单倍。此外，还特别进行了孤行控制、与下一段落同页、段落中不进行分页以及段落前进行分页等分页设置。②和③作为二级标题，需采用黑体三号字体，段落上下各留13磅空白，行距设置为1.5倍，确保段落内不进行分页，并且与下一段保持同一页。④部分为正文内容，应使用宋体五号字体，行距同样为1.5倍，并实施首行缩进两字符的格式。

图 4-1　文档中的不同样式

完成上述格式配置往往需要频繁点击鼠标十余次。对于篇幅较短的文件，利用鼠标或格式刷进行格式调整或许感觉不到压力，然而，面对那些动辄数十页甚至上百页的施工方案、产品手册、投标文件或学术论文等长篇文档进行排版时，尤其是需要重新调整特定格式的情况下，所耗费的时间可能会超过录入文字的时间，并且出错的可能性也相对较高。

运用样式功能，不仅能有效缩短排版所需时间，而且在后续对文档进行编辑时，可以轻松实现内容的批量更改和自动更新，从而显著提升文档的排版效率。

在《某项目施工方案》文档中，若需对一级标题进行格式化，可先将光标置于该标题段落内，随后点击【开始】选项卡下的【样式】库，选择【标题 1】样式，此时该段落将自动套用【标题 1】所规定的字体和段落格式，具体效果如图 4-2 所示。

图 4-2　为一级标题应用【标题 1】样式

采用此法，对每一段内容实施独特的格式化处理，便能够迅速地完成整个文档的排版工作。

一旦用户将文档中的各级标题段落统一设置为【标题 1】样式，若需修改一级标题的文字字体或段落格式，只需调整【标题 1】样式的相关设置，便可轻松完成对全部一级标题文字段落的格式更新，极大地简化了格式修改的操作流程。

【样式与格式】窗格与其他样式

由于【样式】库在【开始】选项卡中占据的面积有限，通常情况下只能直接展示四个常规样式。若需对文档添加更多样式，一般需借助【样式和格式】面板或快捷键进行样式应用操作。

点击【新样式】对话框的启动按键，激活【样式和格式】界面，在该界面的【请选择要应用的格式】选项列表里，您将能够观察到文档中实际运用的各类有效样式，具体如图 4-4 所示。

点击图片中的“新样式”按键，将触发一个“新建样式”的对话框出现，有关如何创建新样式的具体步骤，请参考第4.3节内容。

点击【清除格式】按键后，当前段落的所有格式将被去除，同时会自动恢复至【正文】的基础格式。

在窗格的样式选项列表中，可以找到适用于当前文档的有效样式；同时，当前编辑段落所使用的样式会被蓝色边框特别标注出来。

若文档段落中所需的样式未在列表中显现，您可轻点【样式和格式】区域下方的【显示】选项，从中挑选【所有样式】，便可浏览到本文档中所有可用的样式。

图 4-4 【样式与格式】窗格

在【开始】选项卡里点击【新样式】指令，或者在【样式和格式】面板中按【新样式】按钮，这两种方式都能触发【新建样式】窗口的弹出。

修改样式

WPS文字中的内置样式以及用户自创的样式，均可随时进行调整与重新编排。例如，对“标题 1”这一默认样式进行修改后的呈现，如图 4-5 所示。

图 4-5　修改后的标题 1 样式与默认样式的对比

修改“标题 1”样式的字体和段落格式的方法如下。

步骤 1

在“开始”选项卡下的“样式库”区域，针对“标题 1”样式进行鼠标右键点击操作，随后在出现的快捷操作菜单中挑选“修改样式”这一指令，进而会触发一个名为“修改样式”的对话框的弹出。

步骤 2

菜单排版设计_WPS文字样式排版技巧_长文档样式设置方法

在【修改样式】的对话框中，【属性】区域详细展示了所修改样式的名称、类型、来源以及后续段落样式的预设配置。对于初学者来说，可以将【样式基于】选项调整为“无样式”，这样【标题 1】样式就会被应用。

将样式设置为“独立”形态，以防止与【正文】样式发生联动，进而引发格式上的问题。在【格式】区域，用户可以便捷地调整字体、段落等基本格式，同时，在下方【预览】区域能够实时观察到修改后的呈现效果。

步骤 3

点击【格式】选项下的箭头，即可对样式进行更深入的调整。具体操作是，先点击【字体】和【段落】两个选项，随后在弹出的相应对话框中按照所需进行格式调整。完成设置后，点击【确定】按钮，即可成功修改【标题 1】的样式，具体步骤如图 4-6 所示。

图 4-6　修改“标题 1”样式

若目标样式未在【样式库】功能区域显现，您可启动【样式和格式】面板，于【请选择要应用的格式】选项列表中搜寻所需样式，随后在样式项上点击鼠标右键，从弹出的快捷菜单中选取【修改样式】，进而开启【修改样式】的对话框。

对【标题 1】的样式进行更正后，文档中所有采用【标题 1】样式的段落将自动调整为新的样式版本。

实际上，在编辑文档的过程中，用户可以先为段落设定不同的格式，随后再根据排版规范对格式进行统一调整。或者，用户可以先按照排版规范对所需格式进行修改，然后在录入文字的同时逐步应用这些格式。

在调整文档格式时，若勾选了“同时保存到模板”的选项，那么所进行的样式修改将被保存在Normal.dotm模板里。这样一来，在后续创建新文档时，用户便能够直接利用样式功能调用那些自定义的样式。具体操作方式如图4-7所示。

图 4-7　将修改的样式保存到模板

将调整后的样式存入模板，仅对新建立的文档产生作用，对修改样式之前所创建的文档不产生影响。

样式不变。

创建新样式

为了迎合用户对个性化排版的需求，WPS文字软件支持用户自行设计并建立独特的文本样式。在撰写书籍内容时，正文、不同层级的标题、图表、注释、插图以及提示性文字等均需遵循特定的格式规范。其中，插图和提示性文字等内容的章节级别通常与正文保持一致，但在字体选择、段落设置、边框设计以及背景图案等方面则存在差异。然而，WPS文字自带的样式库中并未提供与之匹配的样式选项。为此，用户可根据实际需求自行创建新的样式，以便于对文档的格式进行便捷的修改和管理。

这里以创建【提示语】新样式为例，来演示创建新样式的方法。

步骤 1

在“开始”选项卡里，点击“新样式”按钮，即可触发【新建样式】对话框的弹出。

步骤 2

在【名称】栏位内，请输入“提示语”作为新建样式的名称，同时将【后续段落样式】选项调整为“正文”。

步骤 3

点击【格式】选项的下拉键，对新建的样式进行字体、段落格式以及段落底纹的设定，具体要求如下。

字体：宋体，五号字

此内容需遵守特定的格式要求，包括首行缩进、段落间距以及行距等。段落的首行需缩进两个字符，且段落之间应有4磅的间距，行距设置为1.5倍。此外，段落内容应保持左对齐，不采用网格对齐方式。

底纹的色泽设定为冷峻的钢蓝色，编号为1，其色调以淡雅为主，占比达到80%，并用于段落装饰。

在为文本段落添加底纹色彩时，需点击“格式”菜单中的“边框”选项，随后在弹出的“边框和底纹”窗口中，切换至“底纹”这一标签页，选择所需的填充颜色，并将作用区域设定为“段落”，最后点击“确定”按钮以完成设置并退出操作，具体操作步骤如图4-8所示。

图 4-8　创建新样式