Word与Excel数据处理大比拼！排版运算究竟谁更强？

在日常生活中，若需制作精美的报告、论文、信函、小册子等文件，人们首先会联想到Word。然而，当面对数据计算、汇总统计等任务时，专业电子表格软件Excel便成为了人们的不二之选。实际上，Word并非仅仅是一个外表华丽、内涵不足的排版工具，它同样能够轻松应对数据运算的挑战。若你渴望拥有赏心悦目的页面布局，同时还得处理一些数据计算任务，那么尝试一下集美貌与智慧于一身的Word软件或许是个不错的选择。

友情提示

当数据规模庞大且计算过程繁复时，选择Excel会更为适宜，因为Word并非专门的数据管理工具，其主要功能在于文档排版。

实例１：给Ｗｏｒｄ表格添加计算功能

今天我们关注的并非如何制作出赏心悦目的表格，而是致力于解决Word文档中的数据计算难题。我们将通过制作一个基础的学生成绩统计表来具体说明。实际上，大家完全可以将所学方法灵活运用到其他多个场景中，比如编制收支预算、进行简单的投资理财规划、管理购物数据以及汇总各类信息等。

按照图一所示步骤，我们首先需在Word文档内构建一个学生成绩的统计表格，确保表格内包含了既定的内容与成绩信息，而对于那些需要通过计算得出的数据，可以先将其对应的单元格留空。

图1 统计表

在张三同学的成绩汇总栏中轻点鼠标，接下来执行“表格”菜单下的“公式”指令，会出现一个如图2所示的公式编辑窗口。该窗口中已经预先设定了公式“＝ＳＵＭ（ＬＥＦＴ）”。对于熟悉Excel操作的人来说，这个公式所表达的含义应该是显而易见的，即对表格该行左侧（ＬＥＦＴ）的所有数值进行求和。直接单击“确定”返回，即可自动得到张三同学的成绩总分了。

图2 公式编辑

在第三步操作中，对李四同学的成绩汇总栏位，点击“表格”菜单下的“公式”命令，此时公式编辑框内预设的公式是“＝SUM(ABOVE)”，这表示将计算上方所有数据之和。显而易见，我们当前需要计算的是左侧的数据总和，因此需将“ABOVE”更改为“LEFT”，点击确定后返回，便能够获得李四同学各科的总成绩。以此类推，计算出其他同学的总分。

第四步，需进行各科成绩的平均值计算。首先，将光标定位在张三同学的平均分对应的单元格内。接着，依照常规操作，点击“表格”菜单，再选择“公式”命令。在弹出的公式编辑框里，移除系统自动填充的求和公式（保留等号“＝”），随后点击“粘贴函数”的下拉箭头，挑选“ＡＶＥＲＡＧＥ”函数。这个函数正是用来计算平均值的。在自动生成的AVERAGE函数括号内手动输入“B2:D2”，完成这一步骤后，完整的公式将变为“=AVERAGE(B2:D2)”，点击确认，便能计算出张三各科的平均成绩。

Ｗｏｒｄ表格中的单元格命名规律

该公式中的“＝ＡＶＥＲＡＧＥ（Ｂ２：Ｄ２）”部分，可能让一些朋友感到困惑，不知“Ｂ２：Ｄ２”这一参数是如何确定的。实际上，这个参数指的是从表格第二行的第二列至第二行的第四列，涵盖的所有单元格。与Excel表格类似，在Word表格中，列的标识采用英文字母，而行的标识则用数字表示，单元格的名称是由对应的列和行序号组合而成。具体可参照图3进行理解。

图3 单元格规则

小知识

点击“粘贴函数”的下拉菜单后，我们能够看到Word中提供的数学函数多达近二十种。以下列出这些函数的简要介绍，由于篇幅限制，此处无法一一详述。有兴趣的朋友可以自行查阅Word的帮助文档，深入了解各个函数的具体应用方式。

表格：Ｗｏｒｄ公式中的数学函数

函数　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　简介

ＡＢＳ　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　绝对值

ＡＮＤ　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　与运算

ＡＶＥＲＡＧＥ　　　　　　　　　　　　平均值

ＣＯＵＮＴ　　　　　　　　　　　　　　　　计数

ＤＥＦＩＮＥＤ　　　　　　　　　　　　　判断表达式是否合法

ＦＡＬＳＥ　　　　　　　　　　　　　　　　假

ＩＦ　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　条件函数

ＩＮＴ　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　取整

ＭＡＸ　　　　　　　　　　　　　　　　　　最大值

ＭＩＮ　　　　　　　　　　　　　　　　　　　最小值

ＭＯＤ　　　　　　　　　　　　　　　　　　余数

ＮＯＴ　　　　　　　　　　　　　　　　　　非

ＯＲ　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　或

ＰＲＯＤＵＣＴ　　　　　　　　　　　　一组值的乘积

ＲＯＵＮＤ　　　　　　　　　　　　　　　四舍五入

ＳＩＧＮ　　　　　　　　　　　　　　　　　　判断正负数

ＳＵＭ　　　　　　　　　　　　　　　　　　　求和

ＴＲＵＥ　　　　　　　　　　　　　　　　　　　真

实例２：快速复制公式

Word公式实质上是一种“域”，它无法通过常规的复制与粘贴操作进行复制。鉴于此，在先前的例子中，我们不得不逐个输入公式进行计算，过程相当繁琐。现在，我们将着手解决这一难题。

以先前展示的表格为参照，在E2单元格（也就是张三的得分汇总栏）内，运用公式编辑窗口输入“=SUM(LEFT)”，随后该单元格便会自动显现出张三的累计得分。

在第二步中，您需要对E2单元格进行右键点击操作，并从弹出的菜单中选择“切换域代码”这一选项，或者直接使用快捷键Shift+F9来执行该命令。这样一来，张三的总分数便会转换为域代码的形式，同时，屏幕上会显示出我们实际输入的公式函数。需要注意的是，显示出来的公式函数外围的大括号是由Word自动添加的，它们用来标识这部分内容是域代码。

第三步：首先，全选代码区域，接着点击鼠标右键，此时会出现“复制”选项（或者直接按下Ctrl+C组合键）。然后，在总分栏的其他单元格内，依次右击并选择“粘贴”选项（或者使用Ctrl+V快捷键），这样就能迅速将公式复制到其他单元格。对E2单元格进行右击操作，选择“切换域代码”功能，关闭域代码的显示。

第四步：此时大家可能会注意到一个有趣的现象——每个人的总分都恰好与张三的一致。无需担忧，只需分别用鼠标右键点击其他人的总分，然后选择“更新域”这一操作（您也可以使用快捷键F9来完成这一步骤）。

在复制平均数公式时，务必留意，将公式粘贴至新单元格后，需通过按下Shift+F9键进入编辑域代码模式，随后将参数“B2:D2”更改为“B3:D3”、“B4:D4”等，这样才能确保结果的准确性。这一过程的原因，大家应该不难理解。